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Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder auch ein Enterprise-Content-Management (ECM) kann in einem Unternehmensteilbereich eingesetzt werden und dann bis zur optimalen unternehmensweiten Abdeckung mit Ihren Anforderungen mitwachsen.
Über ein Dokumentenmanagementsystem sollten Sie ernsthaft nachdenken, wenn:
- Ihnen der Platz für Ihre Papierablage ausgeht.
- Sie die Suchzeiten für sinnvollere Dinge nutzen könnten.
- Mitarbeiter und Geschäftsleitung oftmals überlastet sind.
- wenn dokumentenbezogen Abläufe, wie beispielsweise Freigabeprozesse, sehr umständlich, langsam oder fehleranfällig sind.
- wenn die Kosten für Ihre interne Administration sehr hoch sind.
- wenn Sie Ihren Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern Zugriffsmöglichkeiten geben möchten.
- wenn Sie die Revisionssicherheit Ihres Systems unterstützen möchten.
- wenn Sie zertifizierungsnotwendige Prozesse sicherstellen wollen.
- wenn Informationen schnell und dezentral verfügbar sein sollen.